Ma stack de Product Manager en 2025 : outils et workflows
Ma stack Product Manager 2025 : Notion, Jira, N8N auto-hébergé, Figma. Workflow quotidien complet + template Notion gratuit.
Après 6 ans à tester des dizaines d'outils de productivité, de gestion de projet et de collaboration, j'ai enfin trouvé ma stack définitive. Celle qui me permet de piloter des projets tech, data et entrepreneuriaux sans me noyer dans les outils.
La promesse de cet article : Vous montrer exactement les outils que j'utilise au quotidien, comment je les articule, et pourquoi j'ai abandonné certains autres (pourtant très populaires).
Pas de bullshit. Pas de "les 47 meilleurs outils PM" trouvés sur Google. Juste ma stack réelle, testée sur le terrain, avec mes workflows concrets.
Bonus : À la fin, je partage mon template Notion de roadmap (téléchargeable gratuitement).
🎯 Ma philosophie : Moins d'outils, plus d'efficacité
Avant de plonger dans la liste, une conviction importante : plus vous avez d'outils, moins vous êtes productif.
J'ai vu trop de PM jongler entre 15 applications différentes, perdre du temps à synchroniser les données, et finir par tout gérer dans un Google Sheet parce que c'est "plus simple".
Ma règle d'or : Un outil doit résoudre UN problème clairement identifié. Sinon, je ne l'utilise pas.
Résultat : Ma stack tient en 10 outils essentiels. Pas plus.
🗂️ Product Management : Où je pilote mes produits
1. Notion — Mon cerveau externe
Ce que j'en fais :
📋 Roadmap produit (vision, OKR, features priorisées)
📝 Documentation vivante (décisions, contexte, user stories)
🧠 Knowledge management (tout ce qui doit être centralisé et retrouvable)
📊 Suivi de projets personnels et entrepreneuriaux
Pourquoi Notion et pas autre chose :
J'ai essayé Coda, ClickUp, Monday... Mais Notion reste imbattable pour moi pour une raison simple : la flexibilité sans la complexité.
Avec Notion, je peux :
Créer une database de roadmap en 5 minutes
Lier mes user stories à ma roadmap avec des relations
Documenter le contexte d'une feature au même endroit que le backlog
Partager facilement avec des stakeholders non-techniques
Mon workspace Notion de PM se compose de :
Je maintiens la vision dans Notion (roadmap, OKR, contexte) et j'exécute dans Jira (sprints, tickets, suivi quotidien).
Astuce : J'utilise Make (ou N8N) pour synchroniser automatiquement les features Notion → Jira. Comme ça, pas de double saisie.
3. Miro — Pour les ateliers collaboratifs
Ce que j'en fais :
🧩 User story mapping
🧠 Brainstorming et idéation
📊 Retrospectives d'équipe (mad/sad/glad)
🗺️ Customer journey mapping
Pourquoi Miro :
Miro, c'est mon tableau blanc infini. Impossible de faire un bon atelier de story mapping ou une rétro engageante sans un outil visuel collaboratif.
Alternatives testées : FigJam (bien mais moins fluide), Mural (trop cher), Whimsical (voir section Design).
Mes 3 templates Miro favoris :
User Story Mapping (structure classique : backbone, user stories, releases)
Retrospective DAKI (Drop, Add, Keep, Improve)
Impact Mapping (objectif → acteurs → impacts → livrables)
📊 Data & Analytics : Où je mesure et décide
4. Airtable — Ma base de données flexible
Ce que j'en fais :
📋 Tracking de KPI projet par projet
📞 CRM simple pour mes projets entrepreneuriaux (ex: Tennet Beauty)
🗂️ Gestion de bases de données relationnelles (sans coder)
Pourquoi Airtable :
Airtable, c'est Excel sous stéroïdes. Vous avez besoin d'une base de données relationnelle mais vous ne voulez pas toucher à SQL ? Airtable.
Exemple concret : Pour Tennet Beauty (institut de beauté au Cameroun), j'ai créé une base Airtable en 30 minutes avec :
Table "Clients" (nom, contact, historique)
Table "Rendez-vous" (liée aux clients)
Table "Services" (prestations, tarifs)
Table "Fournisseurs" (contacts, commandes)
Résultat : Une vue 360° de l'activité, accessible partout, sans développer une app custom.
Ce que j'utilise aussi Airtable pour :
Suivi de mes candidatures (quand je cherche un poste)
Base de ressources (articles, outils, templates)
Pourquoi pas Notion pour ça ?
Notion est génial pour la documentation. Airtable est meilleur pour les données structurées avec beaucoup de relations.
5. Google Sheets & Excel — Pour l'analyse rapide
Ce que j'en fais :
📊 Calculs rapides de métriques (RICE score, LTV, CAC)
📈 Dashboards KPI simples (graphiques, tableaux croisés)
🔄 Export/import de données entre outils
Pourquoi je garde Excel/Sheets :
Parce que parfois, un tableau croisé dynamique en 2 minutes bat n'importe quel dashboard Notion.
Airtable et Notion sont puissants, mais pour une analyse ponctuelle ou un calcul complexe, rien ne bat un bon vieux spreadsheet.
Mon usage typique :
Sprint 1 : Je reçois des données brutes (CSV)
Sprint 2 : Je les importe dans Sheets
Sprint 3 : Tableau croisé dynamique + graphique en 10 minutes
Sprint 4 : Je partage le lien
Rapide. Efficace. Universel.
💬 Communication : Où je collabore avec les équipes
6. Teams — En mission client (corporate)
Ce que j'en fais :
💬 Communication d'équipe (channels par projet)
📞 Visio (sprint planning, daily, retros)
📂 Partage de documents (intégration OneDrive/SharePoint)
Pourquoi Teams :
Je ne choisis pas Teams. Il est imposé par les clients corporate. Mais il fait le job.
Ce que j'aime :
Intégration Microsoft (Outlook, OneDrive, SharePoint)
Visio stable (mieux que Zoom pour les gros groupes)
Ce que je n'aime pas :
Interface lourde
Notifications envahissantes (je les désactive toutes et check manuellement)
7. Discord — Pour mes projets perso et entrepreneuriaux
Ce que j'en fais :
💬 Communication projets perso (ex: side-projects, association)
🤝 Coordination équipes bénévoles (ex: S'Citoyen à l'époque)
📢 Communautés et networking
Pourquoi Discord et pas Slack :
Slack est devenu trop cher pour les petits projets. Discord est gratuit, fluide, et fait 90% de ce que Slack fait.
Pour des projets où je n'ai pas de budget com tools, Discord est parfait.
8. Confluence (en mission) & Notion (perso) — Pour la documentation
Utilisation :
📖 Confluence : Documentation technique en mission client (imposé par les ESN/corporate, licence payée par le client)
📚 Notion : Documentation de mes projets perso et entrepreneuriaux
La grande différence : Accessibilité et coût
Confluence fait le job en environnement corporate, mais :
❌ Nécessite une licence Atlassian (payante)
❌ Lourd et complexe pour des projets simples
✅ Puissant pour la documentation technique en équipe
✅ Intégration native avec Jira
Notion est ma solution pour tout le reste :
✅ Gratuit pour usage perso
✅ Interface moderne et intuitive
✅ Flexible (documentation + roadmap + wiki dans le même outil)
✅ Accessible sans licence d'entreprise
Mon principe :
Si le client impose Confluence (et paie la licence), je l'utilise
Pour mes projets perso/entrepreneuriaux : Notion à 100% (pour sa simplicité et son prix)
🎨 Design & Prototypage : Où je crée et teste
9. Figma — Pour les maquettes et wireframes
Ce que j'en fais :
🖼️ Wireframes basse fidélité (structure, flows)
🎨 Maquettes haute fidélité (UI, interactions)
🔗 Prototypes cliquables (tests utilisateurs)
Pourquoi Figma :
Figma a tué Sketch et Adobe XD. Point.
Ce que j'aime :
Collaboration en temps réel (comme Google Docs, mais pour le design)
Versionning automatique
Plugins puissants (Iconify, Unsplash, Content Reel)
Mon workflow Figma :
Wireframe basse fidélité (rectangles et texte)
Validation avec l'équipe
Design haute fidélité (UI kit, couleurs, typo)
Prototype cliquable
Tests utilisateurs
Handoff aux devs (transfert de responsabilité)
10. Whimsical — Pour la réflexion et le mindmapping
Ce que j'en fais :
🧠 Mindmaps (clarifier mes idées avant de les structurer)
📊 Flowcharts (user flows, processus métier)
🗂️ Wireframes ultra-rapides (plus rapide que Figma pour de la low-fi)
Pourquoi Whimsical :
Whimsical, c'est mon outil de réflexion. Quand je dois clarifier une idée, mapper un processus, ou faire un brainstorming solo, j'ouvre Whimsical.
Différence avec Miro :
Miro = collaboratif, pour les ateliers d'équipe
Whimsical = solo, pour réfléchir vite
Whimsical est plus simple, plus rapide, moins chargé que Miro. Parfait pour du travail perso.
11. Canva — Pour la communication visuelle
Ce que j'en fais :
📊 Supports de présentation (pitchs, deck clients)
📱 Publications réseaux sociaux (ex: communication Tennet Beauty)
📄 Flyers et supports print (ex: Tennet Beauty)
Pourquoi Canva :
Je ne suis pas graphiste. Canva me permet de créer des visuels professionnels en 15 minutes au lieu de 2h sur Photoshop.
Mon usage concret :
Pour Tennet Beauty (institut au Cameroun), j'ai créé toute l'identité visuelle (flyers, affiches, posts Instagram) avec Canva
Pour mes articles de blog, je crée les images à la une sur Canva
Pour mes présentations clients, Canva > PowerPoint (templates modernes, exports faciles)
🤖 Automatisation : Où je gagne du temps
12. N8N — Mon outil d'automatisation
Ce que j'en fais :
🔄 Synchronisation Notion ↔ Jira (features → tickets)
📧 Automatisation de tâches répétitives (ex: création de compte-rendu de réunion)
🔗 Intégrations entre outils (Airtable → Google Sheets → Notion)
Pourquoi N8N et plus Make :
J'ai longtemps utilisé Make (ex-Integromat). Mais j'ai switché vers N8N pour une raison principale : je peux l'auto-héberger.
Les avantages de N8N :
Open-source → je contrôle mes données et mes workflows
Auto-hébergeable → je l'installe sur mon serveur, pas de dépendance à un SaaS
Gratuit si auto-hébergé → Make devient vite coûteux quand on scale (€9/mois puis €29, €99...)
Communauté active → intégrations développées par la communauté
Quand j'utilise Make quand même : Si un client utilise déjà Make (et paie la licence), je l'utilise. Mais pour mes projets perso où je veux garder le contrôle et éviter les coûts récurrents : N8N auto-hébergé.
🕐 Mon workflow quotidien : De 6h30 à 18h
Maintenant que vous connaissez mes outils, voici comment je structure concrètement mes journées.
6h30 - 8h30 : Routine matinale (avant le travail)
Je commence ma journée 2h avant ma journée de travail. C'est mon rituel non-négociable.
Mon flow en télétravail :
🏃 6h30 - 7h15 : Sport (musculation, yoga...)
📚 7h15 - 7h45 : Lecture (20-30 pages d'un livre (le sujet varie selon l'objectif sur lequel je suis focus pour le trimestre : business, tech, développement personnel...)
🧘 7h45 - 8h00 : Méditation (15 minutes, app Headspace)
☕ 8h00 - 8h30 : Petit-déjeuner tranquille + revue de ma journée
Mon flow quand je ne suis pas en télétravail :
🏃 6h30 - 7h15 : Sport (course, musculation, ou yoga)
🧘 7h15 - 7h30 : Méditation (15 minutes, app Headspace)
🍳 7h30 - 8h00 : Petit-déjeuner tranquille + préparation
🎧 8h00 - 8h30 : Trajet vers le bureau (podcast à la place de la lecture)
Pourquoi ce rituel est crucial :
Quand j'arrive à 8h30 devant mon ordi, j'ai déjà :
✅ Fait du sport (endorphines = focus)
✅ Nourri mon cerveau (lecture ou podcast pendant le trajet)
✅ Calmé mon mental (méditation)
Note sur le trajet : Quand je me rends au bureau, j'écoute des podcasts business, tech ou product management pendant le trajet. Cela remplace mon temps de lecture habituel. Les jours de télétravail, je lis 20-30 pages d'un livre physique.
Mes podcasts favoris :
Entrepreneuriat / Inspiration : Génération Do It Yourself, La chapelle radio, Legend
Finance : La martingale, Finary Talk
Product / Data : Le backlog, DataGen
Résultat : Je démarre la journée claire, énergique, et focusée. Pas en mode "je subis ma to-do list".
8h30 - 9h00 : Rituel de démarrage (pas de mails encore)
Ce que j'ouvre en PREMIER :
Notion → Ma page "Daily Dashboard"
Je revois mes 3 priorités du jour (définies la veille)
Je check où on en est dans la roadmap (vision hebdomadaire)
Je bloque des time blocks dans mon calendrier
Ce que je ne fais PAS :
❌ Ouvrir mes mails (piège de la réactivité)
❌ Ouvrir Slack/Teams (notifications = distraction)
❌ Scroller LinkedIn (ça peut attendre)
Mon principe : Je commence par mes priorités, pas par celles des autres.
9h00 - 12h00 : Deep Work (blocs de temps + Pomodoro)
Ma méthode :
🎯 1 bloc de temps = 1 tâche prioritaire
⏱️ Pomodoro : 50 minutes de focus + 10 minutes de pause
🔇 Mode avion mental : Slack/Teams en "Ne pas déranger", notifications off
Exemples de blocs :
9h00 - 10h00 : Priorisation backlog (Notion + Jira)
10h00 - 11h00 : Rédaction spécifications (Confluence ou Notion)
Pourquoi Pomodoro :
Le Pomodoro m'empêche de tomber dans deux pièges :
Travailler 3h d'affilée → burnout assuré
Me disperser → je reste focalisée sur UNE tâche
Les pauses de 10 minutes, je les utilise pour :
🧘 M'étirer (étirements du dos, nuque, épaules, jambes)
🚶 Me lever et marcher quelques pas dans le bureau ou dehors
🍵 Prendre un thé (pas de café pour moi)
🌬️ Respirer profondément (littéralement)
Pourquoi les étirements sont cruciaux :
Rester assise toute la journée, c'est le pire pour le corps. Les étirements réguliers :
✅ Préviennent les douleurs dorsales
✅ Réactivent la circulation sanguine
✅ Réduisent les tensions musculaires (épaules, nuque)
✅ Maintiennent le niveau d'énergie
Mes 5 étirements express (2 minutes) :
Rotation de nuque (gauche-droite)
Étirement des bras au-dessus de la tête
Torsion du buste (assis sur la chaise)
Étirement des jambes (se lever, toucher les orteils)
Roulement d'épaules (avant-arrière)
10h00 : 1er check des mails (15 minutes max)
Je check mes mails 3 fois par jour :
10h00 (rapide scan)
14h00 (réponses détaillées)
16h00 (clôture de journée)
Pourquoi pas plus souvent :
Les mails, c'est le tue-productivité n°1. Si je laisse ma boîte mail ouverte toute la journée, je passe mon temps à réagir au lieu de produire.
Mon filtre mental :
🔥 Urgent ET important → Je traite maintenant (5% des mails)
⏰ Important mais pas urgent → Je programme un time block (20% des mails)
🗑️ Ni urgent ni important → Delete ou archive (75% des mails)
12h00 - 14h00 : Pause déjeuner (vraie déconnexion)
Je ferme mon ordi. Je ne mange pas devant l'écran.
Mon rituel :
🍽️ Déjeuner tranquille (pas de travail, pas de LinkedIn)
🚶 15-20 minutes de marche dehors (même s'il pleut)
🍵 Thé tranquille en fin de pause
📱 Temps libre (lecture, podcast, parfois des jeux de société ou juste ne rien faire)
Pourquoi c'est non-négociable :
Travailler 8h d'affilée sans pause, c'est le meilleur moyen de :
❌ Cramer votre cerveau
❌ Prendre de mauvaises décisions l'après-midi
❌ Finir en burnout
❌ Détruire votre corps (position assise prolongée)
Je ne travaille pas plus. Je travaille mieux.
14h00 - 17h00 : Collaboration & Communication
L'après-midi, c'est mon temps collaboratif :
💬 Sync équipe (daily, points projets)
📞 Calls stakeholders
🤝 Ateliers collaboratifs (Miro)
📧 Réponses détaillées aux mails importants
Pourquoi l'après-midi pour les réunions :
Le matin, c'est mon temps de production (deep work, stratégie, réflexion).
L'après-midi, c'est mon temps de coordination (communication, collaboration, alignement).
Mon principe : Ne jamais mettre de réunion avant 14h (sauf exception urgente).
16h00 : Dernier check mails + Clôture de journée
Mon rituel de fin de journée (15 minutes) :
📧 Dernier scan des mails
📝 Revue de ce qui a été fait aujourd'hui (Notion)
🎯 Définition de mes 3 priorités pour demain
🗂️ Rangement de mon workspace digital (fermer tous les onglets, Notion à jour)
Pourquoi c'est crucial :
Si je ne prends pas 15 minutes pour clôturer ma journée :
❌ Demain matin, je démarre dans le flou
❌ Mon cerveau continue à tourner le soir (charge mentale)
Avec ce rituel, je ferme vraiment ma journée de travail.
🛠️ Les outils que j'ai testés et ABANDONNÉS (et pourquoi)
Parce qu'il est aussi important de savoir ce qui ne marche pas :
❌ Asana
Pourquoi je l'ai quitté : Trop rigide. Entre Notion (flexible) et Jira (puissant), Asana ne m'apportait rien de plus.
❌ Trello
Pourquoi je l'ai quitté : Pour un Kanban basique, autant utiliser Notion. Trello est limité dès qu'on veut faire plus qu'un simple board. Notion offre la même simplicité + la puissance des databases.
❌ Slack (pour projets perso)
Pourquoi je l'ai quitté : Trop cher dès qu'on dépasse 10 personnes. Discord fait le même job gratuitement pour des projets perso/communautaires.
❌ Make (remplacé par N8N)
Pourquoi je l'ai quitté : Impossible de l'auto-héberger. Prix qui monte vite. N8N est open-source et je peux le déployer sur mon propre serveur.
📥 BONUS : Mes templates téléchargeables
1. Template Notion : Roadmap Product Manager
Ce qu'il contient :
Database Roadmap (features, RICE score, statut, owner)
Database Backlog (liée à Roadmap)
Database User Stories (liées à Backlog)
Page Product Wiki (décisions, contexte, personas)
Dashboard KPI
🔗 Télécharger le template : [Lien vers mon Notion public]
2. Checklist : Évaluation d'un nouvel outil PM
Avant d'ajouter un outil à ma stack, je me pose ces questions :
❓ Quel problème précis cet outil résout-il ?
❓ Est-ce que je peux le résoudre avec un outil que j'ai déjà ?
❓ Combien de temps je vais passer à l'apprendre ?
❓ Quel est le coût (argent + temps + charge mentale) ?
❓ Est-ce que mon équipe va l'utiliser aussi ?
Si je ne réponds pas clairement à ces 5 questions, je n'adopte pas l'outil.
🔗 Télécharger la checklist : [Lien PDF]
Conclusion : Trouvez VOTRE stack, pas la mienne
Cette stack fonctionne pour moi parce que :
✅ Je pilote des projets tech, data ET entrepreneuriaux
✅ Je travaille en mission client (corporate) ET en solo
✅ J'ai besoin de flexibilité ET de rigueur
Votre stack sera différente. Et c'est normal.
Mon conseil : Ne copiez pas ma stack. Inspirez-vous-en. Testez. Ajustez. Gardez ce qui marche. Abandonnez le reste.
Et surtout : moins d'outils, plus d'impact.
Et vous, quelle est votre stack ?
Vous êtes PM ? Quel est votre outil indispensable ?
Je n'utilise Notion PAS pour :
❌ Gestion de sprints en temps réel (trop lourd, Jira fait mieux)
❌ Communication équipe (c'est pas un Slack)
Template téléchargeable : [Lien en fin d'article]
2. Jira — Pour les sprints et le daily (en mission client)
Ce que j'en fais :
🏃 Gestion de sprints (sprint planning, daily, retros)
📌 Suivi des tickets en cours (Kanban board)
🔗 Intégration avec les équipes dev (ils vivent dans Jira, je m'adapte)
Pourquoi je n'utilise Jira QUE chez les clients :
Jira est puissant, mais inaccessible pour des projets perso ou entrepreneuriaux. Non seulement c'est overkill, mais en plus :
❌ Jira coûte cher pour un usage perso (€7.75/mois/utilisateur minimum)
❌ Jira nécessite une licence professionnelle pour les features avancées
❌ Jira est conçu pour des équipes (pas optimisé pour du solo)
En mission chez un client (ESN, corporate), Jira est incontournable parce que :
✅ Le client paie la licence
✅ Les devs y sont déjà
✅ Les process sont déjà en place
✅ L'intégration CI/CD est branchée dessus
Mais pour mes side-projects ? Je ne peux pas utiliser Jira (licence payante). Notion fait 80% du job en 10x plus simple, et c'est gratuit pour un usage perso.
Mon utilisation hybride Notion + Jira :
